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檔案應用作業要點

    日期:106-12-26       資料來源:杉林區衛生所       

          高雄市政府檔案應用作業要點

    一、為辦理民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案(以下簡稱檔案應用)作業,特訂定本要點。
    二、本要點所稱檔案,指本府所屬各機關(構)學校(以下簡稱各機關)保管之檔案。
    三、申請檔案應用,應填具申請書(如附件一)並載明下列事項,向檔案保管機關提出申請:
    (一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他
       設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生
       年月日、電話、住(居)所。
    (二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定
       代理者,並應提出委任書,如係法定代理者,應敘明其關係。
    (三)申請項目。
    (四)檔案名稱或內容要旨。
    (五)檔號或收發文號。
    (六)申請目的。
    (七)有使用檔案原件之必要者,其事由。
    (八)申請日期。
     各機關應提供申請書,並將其置於機關網站,供申請人下載使用。
    四、申請檔案應用,得以書面通訊方式為之;其經電子簽章憑證機構認證者,亦得以電子傳遞
      方式為之。
    五、各機關受理檔案應用申請案件,應由文書單位收文編號,分文至原業務承辦單位辦理。
      各機關承辦單位為辦理前項申請,應依機關檔案管理作業手冊及高雄市政府檔案管理作業
      要點相關規定,向檔案管理單位申請借調或調用檔案。
    六、各機關對於申請案件,認其不合規定或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;屆期未
      補正或不能補正者,駁回其申請。
    七、各機關對於申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內,以檔案應用審核表(如附件二)通
      知申請人。
      申請人以電子傳遞方式申請或於申請書上註明電子傳遞位址者,前項通知得以電子傳遞方
      式為之。
    八、各機關核准申請案件後,承辦單位應儘速檢出檔案提供應用;檔案因修補、展覽、機關檢
      調或其他情形而無法立即提供時,應將理由及得提供應用之時間通知申請人。
    九、檔案應用以提供複製品為原則。
    十、檔案內容有部分應限制應用者,應僅就其他部分提供之。
    十一、各機關應設置檔案應用處所,並提供必要之設備。
    十二、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。
    十三、申請人至各機關指定處所應用檔案時,承辦單位應請其出示通知書及身分證明文件,並
       完成登記程序。
    十四、各機關承辦單位將檔案交付民眾時,應請其於簽收單(如附件三)簽名,並指派人員協
       助;申請人未能於當日應用完竣者,應先歸還檔案並於簽收單註記,擇日再行應用。
    十五、申請人應用檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:
    (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
    (二)拆散已裝訂完成檔案。
    (三)以其他方法破壞或變更檔案內容。
    (四)擅自將檔案帶離指定處所。
    (五)擅自進入檔案作業或保管處所。
     申請人有前項情形之一者,各機關應立即制止並停止其應用;其涉及刑事責任者,應移送檢
     察機關偵辦。
    十六、各機關承辦單位應於檔案應用完竣後,立即檢視檔案資料之完整;如有前點第一項之情
       形時,應於簽收單註記,並依前點第二項規定辦理。
    十七、各機關應於檔案應用完竣後,依檔案閱覽抄錄複製收費標準向申請人收取費用並開立收
       據。
       各機關就其保管之特殊型式檔案,得另定收費標準。

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